De semanas
para minutos.
Duas pessoas emitindo notas fiscais uma a uma pra mais de 3.000 franquias. O sistema existia — só não tinha sido pensado pra esse volume.
O negócio cresceu. O produto ficou parado.
Grandes franquias com alto volume de trocas e devoluções precisavam emitir centenas, às vezes milhares, de notas fiscais no fim de cada ciclo comemorativo. Dois operadores, mais de 3.000 notas por período, dois minutos por nota — mais de 100 horas de trabalho manual concentradas em poucos dias, bem na hora em que o time já estava exausto do pico.
Pra piorar, rolava uma migração de sistema em paralelo. As franquias comparavam a ferramenta nova com a antiga o tempo todo, e qualquer sinal de regressão pesava contra o projeto inteiro.
Execução linear numa operação que pedia escala.
O diagnóstico inicial apontava pra "sistema lento". De perto, o problema era outro: a ferramenta exigia microexecução manual numa tarefa repetitiva e completamente passível de agrupamento. Emissão nota a nota, nenhuma visão do lote inteiro, erros que exigiam reprocessar tudo de novo — e em estados como o Rio de Janeiro, a emissão por consumidor multiplicava o retrabalho.
Insight central
O sistema obrigava execução linear numa tarefa que era, por natureza, volumétrica e simultânea.
Não era acelerar a emissão. Era mudar a lógica dela.
- Escalabilidade — eliminar repetição desnecessária sem exigir perfil técnico específico
- Centralização — status, erros e pendências do lote inteiro num único lugar
- Autonomia com segurança — cada nota mantém sua individualidade fiscal, evitando falha em cadeia
Discovery, definição e entrega do fluxo inteiro.
Fui responsável pelo ciclo completo, da imersão operacional ao handoff pra engenharia. Trabalhei direto com franquias, coordenadores de praça e o time de implantação.
Entender o que faziam — e por que faziam daquele jeito.
Discovery intensivo de duas semanas, tentando entender comportamento: como organizavam os pedidos antes de começar, onde erravam mais, em que ponto o processo "quebrava".
Imersão com operadores reais
Observação direta do fluxo durante um ciclo inteiro de emissão, entrevistas com franquias e coordenadores de praça.
Mapeamento de workarounds
Cada desvio do fluxo oficial era um sinal de onde a ferramenta não batia com a realidade da operação.
Alinhamento regulatório por estado
Entender os limites fiscais, principalmente no RJ, antes de desenhar qualquer coisa. O que era obrigação legal não dava pra simplificar.
Redesenho da arquitetura da tarefa
Não foi um redesign visual. Foi reorganizar a estrutura do fluxo inteiro com base na realidade operacional mapeada.
Validação antes do lançamento
Piloto com franquias reais, feedback coletado de forma sistemática, ajustes antes de ir pra todo mundo.
Interface como camada de gestão, não de execução.
Construí em torno de uma lógica de emissão em lote que preservava a autonomia individual de cada nota — conformidade fiscal garantida, sem sacrificar eficiência em volume: visão consolidada do lote, seleção múltipla inteligente, e feedback granular por nota, sem paralisar o restante.
Da validação com franquias
"Antes eu levava três dias. Com isso, entregamos antes do fim do mês." — Operador de franquia, piloto de validação
Os números contam parte da história.
O impacto mais relevante foi comportamental. Operadores foram liberados pra outras funções. Horas extras deixaram de ser inevitáveis em pico. A dependência de dois perfis específicos, que segurava a operação inteira, acabou.
O que esse projeto ensina sobre produto de backoffice.
- Mapeie o comportamento real, não o processo documentado — o que as pessoas fazem importa mais do que o que deveriam fazer
- Workarounds são oportunidades de produto disfarçadas de gambiarra
- Em contexto regulatório, simplifique tudo ao redor da obrigação legal — não a obrigação em si
- Escala não é velocidade. É eliminação de repetição desnecessária
- Backoffice complexo não precisa de interface bonita. Precisa de interface que respeita a cognição de quem opera
Insight final
Se a tecnologia não escala junto com o negócio, o problema é de produto — e vai além da interface.
Tem um projeto em mente?
Fico feliz em detalhar
esse case numa conversa.
Se você trabalha com backoffice complexo ou produto regulado, esse é um bom ponto de partida pra conversarmos.
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