Distribuição
de versões dos sistemas
Grupo Boticário
2024
4 meses
Dados e Integrações
Product Design
contexto
A atualização dos sistemas era realizada manualmente e de forma descentralizada.
4 funcionários de um time especifico eram responsáveis por 5 sistemas diferentes. Com o aumento das atualizações e da quantidade de franquias, o processo se tornou complexo e difícil de controlar, pois eram utilizadas diversas ferramentas como cards de controle, planilhas e uma solução técnica feita de forma rudimentar. Além disso a comunicação do fluxo era considerada desafiadora, pois estava espalhada por vários canais de comunicação sem um ponto central para consulta e acompanhamento.
Um protótipo já havia sido criado e testado em 2022, porém o projeto foi constatemente paralizado desde então pela falta de dados e segurança no que estava solucionado junto ao contexto atual.
problemas
A manualidade do processo gerava erros e falhas, trazendo prejuizos a empresa e aos clientes finais.
As equipes estavam sobrecarregadas e com a chegada de possíveis novos sistemas poderiam colapsar.
A comunicação e o acompanhamento das atualizações eram difíceis devido à dispersão das informações.
processo completo
Discover
Revisão geral dedados
Entrevista
Análise de documentos
Benchmark
Blueprint as is
Define
Proposta de valor
Mapa
de possibilidades
User stories
Blueprint to be
Faseamento para entrega
Developer
Dinâmica de nomenclaturas
Informação e interação
Prototipação colaborativa
Design Critique
Deliver
Tagueamento GA
Handoff
Design Review
processo de descoberta
No início dessa discovery, percebi um forte interesse de outros stakeholders em implementar a solução conforme o protótipo inicial. No entanto, eu, o Product Manager e o Tech Manager tínhamos dúvidas sobre sua aplicabilidade ao contexto atual. Por isso, sugeri que realizássemos uma validação aprofundada, utilizando toda a documentação existente.
Após a revisão, concluímos que a solução proposta não gerava valor significativo para os usuários em termos de design, produto ou tecnologia. Com isso, decidi seguir com um processo completo de discovery, aprofundando-me nas particularidades de cada indivíduo e explorando se era possível identificar oportunidades além dos problemas e contextos apresentados pelo negócio.
consolidação de resultados
A atualização era realizada de maneira diferente por produto e usuário.
Identificamos que cada usuário realizava o serviço de atualização de maneira distinta, dependendo do sistema e de seus próprios hábitos. Eles utilizavam mais de seis canais de comunicação para informar outros stakeholders sobre cada etapa do processo. Além disso, havia uma demanda mensal para atualizar mais de 2 mil sistemas em lojas, e a manualidade desse processo gerava um alto volume de chamados de reclamações. Mensalmente, eram criadas mais de três planilhas para gerenciar o processo, que ocorria durante a noite e não oferecia visibilidade clara sobre o sucesso ou falhas do serviço.
definições
Através das descobertas e das propostas de valor, percebemos que o fluxo ficaria longo para desenvolvimento. Por essa razão, puxei uma dinâmica com a tríade chamada de Mapa de possibilidades, verificamos as funções em cada estágio do projeto. onde consideramos tanto os recursos da plataforma utilizada quanto as operações que o usuário pode executar para o capacity do time.
Com isso concluímos com a dinâmica que a entrega seria faseada em 3 etapas.
Etapa 1
Possibilitar acesso aos dados de atualização dentro do fluxo atual, já que não existia uma visibilidade apenas por meio do time de atendimento.
Etapa 2
Possibilitar a criação e gestão de pacotes de atualização, dando autonomia para o time da personalização dos agrupamentos de sistemas a serem atualizados.
Etapa 3
Possibilitar a pausa, parada e rollback das atualizações dos sistemas.
solução
Distribuidor e gerenciador
de versões dos sistemas
O administrador e distribuidor de versões dos sistemas para as filiais e estabelecimentos.
Web
SSO
Interno
1º a adotar o Design System
Crie pacotes de atualização de forma progressiva
Criação de pacotes de lojas para serem atualizadas
de forma fracionada
em pilotos e ondas.
Programe atualizações de sistemas previamente
Com a visualização por meio
de calendário é possível programar pacotes
de atualização de forma prévia.
Acesse o andamento da atualização em tempo real
Acesse o andamento
da atualização em tempo real
de forma geral e individual
por franquias e lojas.
Exporte relatórios para controle
Exporte relatórios personalizados para divulgação e controle, nos formatos
PDF e CSV.
Atualize dentro do período ideal
Nos intervalos de congelamento ou feriados, através de sincronização lançamos avisos para redução de incidentes potenciais.
Receba informações pelo Bot no Slack
Receba informações em tempo real sobre o processo
de atualização no seu Slack.
impactos e ganhos
Economia de tempo e recursos, permitindo que a equipe foque em tarefas estratégicas.
Eliminação do Ctrl C+V e comunicação eficiente das etapas via planilhas exportáveis e bot no Slack.
Monitoramento do status das atualizações, reduzindo a necessidade de intervenções e acessos remotos, que inviabilizavam a operação das franquias.
Identificação rápida das causas dos problemas, minimizando o tempo de inatividade e o impacto nas operações de loja.
Gestão centralizada e automatizada, dispensando o uso de planilhas e reduzindo a possibilidade de erros.
Aumento da escalabilidade, a solução se adapta ao crescimento da empresa e ao aumento do volume de atualizações e sistemas.
Tomada de decisão baseada em dados, o acesso aos status e os registros(logs) em tempo real fornece informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas.
feedbacks
Juliana
@juliana.c
"Está igual fazemos hoje, mas com a facilidade de já ter as informações de loja e controle de status. Fazemos tudo manual hoje nas planilhas, exportando vários relatórios todos os dias. O sistema faz exatamente o que a gente faz hoje de maneira automatizada, muito legal"
Marina
@marianaeu
"Está igual fazemos hoje, mas com a facilidade de já ter as informações de loja e controle de status. Fazemos tudo manual hoje nas planilhas, exportando vários relatórios todos os dias. O sistema faz exatamente o que a gente faz hoje de maneira automatizada, muito legal"
João
@joão.cei
"Está igual fazemos hoje, mas com a facilidade de já ter as informações de loja e controle de status. Fazemos tudo manual hoje nas planilhas, exportando vários relatórios todos os dias. O sistema faz exatamente o que a gente faz hoje de maneira automatizada, muito legal"
Vamos conversar?