Emissão em lote de Notas Fiscais
Grupo Boticário
2025
28 dias
Fiscal
Product Design
desafio
A emissão de mais de 3 mil notas fiscais de troca ou devolução era feita manualmente, por apenas duas pessoas, demandando mais de 100 horas
Durante datas comemorativas, grandes franquias enfrentavam um gargalo crítico: a emissão de mais de 3 mil notas fiscais de troca ou devolução era feita manualmente, por apenas duas pessoas, demandando mais de 100 horas. Além disso, o sistema não atendia às necessidades específicas dos franqueados.
Meu primeiro alerta foi: se a tecnologia não está escalando junto com o negócio, temos um problema de produto e ele vai além da interface. A dor não é só do operador: é do negócio, que perde eficiência e margem.
problemas
Emissão individual por nota (média de 2 minutos cada).
Processo fragmentado e desalinhado com a jornada real dos usuários.
Retrabalho recorrente, especialmente em estados como o RJ, onde é obrigatória a emissão individual por consumidor.
Entendimento
O processo era lento porque não refletia a realidade de quem operava
Em 2 semanas, conduzi um processo de discovery com as franquias, identificando as principais dores e expectativas. Participei ativamente de sessões com os CPs, stakeholders e áreas de implantação, onde coletei insights que ajudaram a mapear os pontos de fricção mais relevantes.
Lentidão extrema do processo manual.
Falta de visão centralizada.
Reclamações em comparação ao sistema anterior, já que elas estavam em processo de migração.
Foi essencial entender não só o que os franqueados faziam, mas como faziam e por que faziam daquele jeito. A dor era operacional, mas a causa era de produto. Muitos ajustavam suas rotinas por limitação da ferramenta um sinal claro de desalinhamento entre tecnologia e operação. Cada workaround dos usuários contava uma história sobre o que o sistema deixava de entregar.
Ideia e Proposta de valor
Com base nas dores identificadas, propus uma reestruturação completa da jornada de emissão com foco em escalabilidade, autonomia e segurança fiscal. O redesenho se apoiou em pilares estratégicos que guiaram tanto a prototipação quanto o desenvolvimento técnico:
Multi-seleção
Proposta de eliminar a repetição e dar escala a um processo que antes era linear e desgastante. A ideia era criar uma experiência que permitisse que o operador focasse mais em decisões do que em execuções manuais.
Única tela
Proposta de centralizar tudo o que era necessário em uma visão única, buscávamos reduzir a complexidade visual e operacional.
Processamento individual
Possibilitara uma lógica em lote, cada nota deveria ser tratada com autonomia, prevenindo falhas em cadeia e reforçando a confiabilidade do sistema, especialmente em contextos fiscais sensíveis como o do RJ.
A proposta aqui era clara: entregar eficiência sem abrir mão da segurança fiscal. Trouxemos o time de tecnologia logo no início para desenhar uma estratégia escalável e resiliente, que funcionasse tanto para 30 quanto para 3.000 notas. Usei esse momento para defender o papel do design como orquestrador entre regras de negócio, usabilidade e robustez técnica.
A solução foi entregue, com piloto de 1 semana com algumas franquias e o rollout completo em seguida. Trabalhei junto ao time de desenvolvimento durante os ciclos para ajustar comportamento de componentes, microinterações e estrutura de feedback em tela para situações de erro fiscal. A implementação respeitou todas as restrições fiscais estaduais, com destaque para a individualização obrigatória no RJ.
solução
Emissão de notas de troca ou devolução em lote
Resultados
100%
de satisfação no piloto
1200x
mais rápido
3.1x
menos cliques
60%
menos etapas
Escalabilidade: Adoção segura do recurso mesmo em períodos de pico, com emissão de até 3.000 NFes sem instabilidade ou sobrecarga do sistema.
Redução da dependência de suporte técnico para a atividade.
Liberação de operadores para outras funções, evitando horas extras e reprocessamentos.
Menos retrabalho e menos erros operacionais, especialmente em casos com obrigatoriedade legal como o RJ.
Melhora expressiva na percepção da ferramenta pelas franquias, que reportaram aumento de confiança na plataforma GB.
Feedbacks qualitativos destacando o quanto a solução tornou a rotina "mais leve" e "menos estressante".
Tomada de decisão baseada em dados, o acesso aos status e os registros(logs) em tempo real fornece informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas.
feedbacks
Amanda
@amanda.c
“Trouxe agilidade à execução da rotina. Antes, levávamos semanas para fechar esse volume de notas. Agora, estamos entregando antes do fim do mês.”
Jéssica
@jéssica
"Ficou bem mais prático. Até mesmo para quem não é da área, é bem simples de usar"
João
@joão.cei
"Está funcionando bem. Antes, as notas eram emitidas com muito atraso devido ao processo manual. Acredito que fecharemos o mês com sucesso.”
Vamos conversar?
Me mande uma mensagem.
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